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Explication du fonctionnement de l'inventaire des licences, contrats et nom de domaine, à l'attention des utilisateurs-trices. |
Inventaire
Ce système a pour but d'être un inventaire d'actifs non matériel : licences, contrats, nom de domaine. La liste est disponible sur Odoo, dans le module Inventaire, Articles, Licences et Contrats.
Fonctionnement général
Pour déclencher la création d'une entrée dans la liste des licences et contrats, il y a 3 catégories d'article qui vont déclencher les actions automatiques ci-dessous. (ils sont tous du type "Service")
IT / Licences
Les licences sont créées automatiquement dans la liste lorsque une facture qui contient une licence est confirmée.
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Tous les autres champs sont remplis manuellement après création de la fiche :
| Nom | Explication |
|---|---|
| Nominative | Si la licence doit être attribuée à un nom d'utilisateur, ou à un groupe d'utilisateurs définis. (Si ce n'est pas le cas, elle peut tout de même être limitée en nombre) |
| Licence réseau | Si elle est distribuée depuis un serveur de licence (généralement hébergé chez nous) |
| Entité | Qui sont les utilisateurs principaux de la licence. |
| KB interne | Lien vers documentation si existant |
| Code d'activation | Numéro de licence à entrer pour l'activer |
| Date d'activation | 1er jour de validité de la licence |
| Date d'expiration | Dernier jour de validité licence |
| Date de rappel | A cette date, une notification sera envoyée à l'assistante administrative du SI pour traiter la décision : on renouvelle ou pas ? |
| Répondant métier | Personne de contact principale pour décider si renouvellement |
IT / Contrats
Les contrats sont créés automatiquement dans la liste lorsque une commande qui contient un contrat est confirmée.
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Les champs sont remplis sur le même principe que les licences. Il y a des champs en moins (nombre licence, code d'activation...)
IT / Nom de domaine
Les noms de domaine sont créés automatiquement dans la liste lorsque une facture qui contient un nom de domaine est confirmée.
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