Licences et contrats
- Serge Masson
Explication du fonctionnement de l'inventaire des licences, contrats et nom de domaine, à l'attention des utilisateurs-trices.
Pour consulter la liste, il est recommandé d'utiliser le rapport Power BI : Consulter licences et contrats
Inventaire
Ce système a pour but d'être un inventaire d'actifs non matériel : licences, contrats, nom de domaine. La liste est disponible sur Odoo, dans le module Inventaire, Articles, Licences et Contrats.
Fonctionnement général
Pour déclencher la création d'une entrée dans la liste des licences et contrats, il y a 3 catégories d'article qui vont déclencher les actions automatiques ci-dessous. (ils sont tous du type "Service")
IT / Licences
Définition
Donne accès à un logiciel, application ou programme. Parfois une clé de licence (code d'activation) est fourni.
Elle a un nombre de licence (siège) défini, ou illimité. Parfois la limitation se fait via un serveur de licence
Les licences sont créées automatiquement dans la liste lorsque une facture qui contient une licence est confirmée.
Pour obtenir des informations sur les champs, laisser votre curseur pendant > 1 seconde sur son nom, un tooltip apparaitra
Les informations disponibles lors de la facture sont reprises sur cette fiche : Article, Catégorie d'article, Nombre de licences (=quantité dans la facture), Prix (=prix par unité et total de la facture), Fournisseur, Commande fournisseur (Disponible si facture liée à une commande, Facture, Description
Tous les autres champs sont remplis manuellement après création de la fiche :
| Nom | Explication |
|---|---|
| Nominative | Si la licence doit être attribuée à un nom d'utilisateur, ou à un groupe d'utilisateurs définis. (Si ce n'est pas le cas, elle peut tout de même être limitée en nombre) |
| Licence réseau | Si elle est distribuée depuis un serveur de licence (généralement hébergé chez nous) |
| Entité | Qui sont les utilisateurs principaux de la licence. |
| KB interne | Lien vers documentation si existant |
| Code d'activation | Numéro de licence à entrer pour l'activer |
| Date d'activation | 1er jour de validité de la licence |
| Date d'expiration | Dernier jour de validité licence |
| Date de rappel | A cette date, une notification sera envoyée à l'assistante administrative du SI pour traiter la décision : on renouvelle ou pas ? |
| Répondant métier | Personne de contact principale pour décider si renouvellement |
IT / Contrats
Définition
- Contrat maintenance : donne accès à un support logiciel/matériel en cas de panne ou problème
- Contrat service : donne accès à du consulting, des heures de service à planifier
Les contrats sont créés automatiquement dans la liste lorsque une commande qui contient un contrat est confirmée.
Pour obtenir des informations sur les champs, laisser votre curseur pendant > 1 seconde sur son nom, un tooltip apparaitra.
Les champs sont remplis sur le même principe que les licences. Il y a des champs en moins (nombre licence, code d'activation...)
IT / Nom de domaine
Définition
Réservation de nom de domaine pour site web ou domaine de messagerie.
La date de rappel est importante, pour décider si résiliation ou prolongation
Les noms de domaine sont créés automatiquement dans la liste lorsque une facture qui contient un nom de domaine est confirmée.
En principe, il y a un seul article nommé "Nom de domaine". Puis on met le nom du domaine (URL) dans la description sur la ligne de facture. Cette description est reprise pour créer la fiche "Nom de domaine".
Pour obtenir des informations sur les champs, laisser votre curseur pendant > 1 seconde sur son nom, un tooltip apparaitra.
Les champs sont remplis sur le même principe que les licences. Il y a des champs en moins (nombre licence, code d'activation...)