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Explication du fonctionnement de l'inventaire des licences, contrats et nom de domaine, à l'attention des utilisateurs-trices. Pour consulter la liste, il est recommandé d'utiliser le rapport Power BI : Consulter licences et contrats |
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Inventaire
Ce système a pour but d'être un inventaire d'actifs non matériel : licences, contrats, nom de domaine. La liste est disponible sur Odoo, dans le module Inventaire, Articles, Licences et Contrats.
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Pour déclencher la création d'une entrée dans la liste des licences et contrats, il y a 3 catégories d'article qui vont déclencher les actions automatiques ci-dessous. (ils sont tous du type "Service")
IT / Licences
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Donne accès à un logiciel, application ou programme. Parfois une clé de licence (code d'activation) est fourni. Elle a un nombre de licence (siège) défini, ou illimité. Parfois la limitation se fait via un serveur de licence |
Les licences sont créées automatiquement dans la liste lorsque une facture qui contient une licence est confirmée.
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| Nom | Explication |
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| Nominative | Si la licence doit être attribuée à un nom d'utilisateur, ou à un groupe d'utilisateurs définis. (Si ce n'est pas le cas, elle peut tout de même être limitée en nombre) |
| Licence réseau | Si elle est distribuée depuis un serveur de licence (généralement hébergé chez nous) |
| Entité | Qui sont les utilisateurs principaux de la licence. |
| KB interne | Lien vers documentation si existant |
| Code d'activation | Numéro de licence à entrer pour l'activer |
| Date d'activation | 1er jour de validité de la licence |
| Date d'expiration | Dernier jour de validité licence |
| Date de rappel | A cette date, une notification sera envoyée à l'assistante administrative du SI pour traiter la décision : on renouvelle ou pas ? |
| Répondant métier | Personne de contact principale pour décider si renouvellement |
IT / Contrats
| Tip | ||
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Les contrats sont créés automatiquement dans la liste lorsque une commande qui contient un contrat est confirmée.
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Les champs sont remplis sur le même principe que les licences. Il y a des champs en moins (nombre licence, code d'activation...)
IT / Nom de domaine
| Tip | ||
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Réservation de nom de domaine pour site web ou domaine de messagerie. |
Les noms de domaine sont créés automatiquement dans la liste lorsque une facture qui contient un nom de domaine est confirmée.
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