Introduction

Ce document a pour but de décrire l’utilisation du formulaire utilisé pour les commandes de la filière de Chimie. Le document présent, est valable pour l’environnement de développement. Un ajustement sera fait lors du déploiement du formulaire dans l’environnement de production.

Aperçu global du formulaire

Design du formulaire

Le formulaire ci-dessus peut se décomposer en 3 parties.

• La première étant la partie des coordonnées et correspondances.

Au passage la première partie peut tout aussi bien se décomposer en plusieurs partie distinctes notamment :

1. Cordonnées demandeurs (personne effectuant la commande)
2. Cordonnées du fournisseur

Remarque : certaines parties du formulaire se remplissent automatiquement. Dès lors elles ne sont pas éditables.

• La seconde étant la partie de commande et remarque

Cette partie vous offre la possibilité de créer des lignes de commandes. Vous pouvez ajouter des lignes simplement en cliquant sur le symbole d’une croix encerclée verte (+). Il est possible d’en supprimer de la même approche en cliquant sur le symbole d’une croix noire

(X). Une case pour vos remarques est à disposition.

• La troisième étant la partie de validation

Cette dernière partie relativement triviale vous permet de valider (sauvegarder) votre commande ou de l’annuler.

Illustration des dépendances (listes)

Il existe, actuellement, 2 groupes de listes pour les listes déroulantes :

1. Les listes standard SharePoint. La gestion se fait au travers de la liste
2. Les colonnes de type choix. La gestion se fait au travers de l’édition de la colonne directement.

Rappel pour la modification d’une colonne :

Se diriger vers les paramètres de la liste

Sélectionner la colonne à apporter des modifications

En éditant directement dans le champ où se trouve la liste vous modifier les éléments à choix de la colonne.

Pour ajouter des éléments, il suffit de faire un retour à la ligne puis de saisir une nouvelle ligne.

Illustrations du processus de commande

Effectuer une commande

Copier, modifier, générer PDF ou supprimer

Illustration du workflow des signatures

Remarque : Il s’agit bien d’une accumulation de noms. De plus, si un chef de projet existe, ce dernier apparaît automatiquement sur le feuille de commande. Et ce indépendamment de la somme. Au final, une commande aura au minimum une signature et au maximum six.

Gestion des commandes

Le formulaire des commandes est basé sur une liste SharePoint. De ce fait, sa gestion est identique à la gestion d’une simple liste SharePoint.

Localiser une commande

Une fois la commande effectuée (sauvegardé), SharePoint crée un élément. Cet élément est ajouté à la liste du même nom que le formulaire de commande. Dans notre cas formulaire de commande.

Vous pouvez simplement vous rendre dans la liste et sélectionner le dernier élément ajouté (selon la date et votre nom).

Vous pouvez, également, vous fier au numéro généré (1) par votre commande. Un autre identifiant unique serait le numéro de référence qui est également généré automatiquement (2).

Ci-dessous la vue de l’élément au sein de la liste Formulaire de commande (liste liée au formulaire). On peut distinguer les deux identifiants générés automatiquement lors de la création de la commande.

Modifier/supprimer une commande

La gestion d’une commande est semblable à la gestion simple d’un élément.

Sélectionnez la commande

Activez le mode édition

Le formulaire est prêt à être modifier. Pour valider les changements il vous faut cliquer sur OK.

Effectuer une commande à partir d’une commande existante

Le présent formulaire vous permet de vous baser sur une ancienne commande pour effectuer une toute nouvelle. L’avantage étant d’avoir toutes les coordonnées (coordonnées collaborateur et fournisseur) déjà remplient.

Pour ce faire, sélectionnez la commande de référence

Activez le mode édition

Cliquez sur Copier

Un nouveau formulaire sera créé. Vous pouvez l’utiliser pour votre nouvelle commande et apporter vos adaptations et autres modifications.

Vous pouvez identifier le nouveau formulaire grâce notamment à son Nom de commande qui devrait correspondre au même nom de commande que l’original avec un suffixe « - Copie »

Mise en service du formulaire

La mise en service est à la charge du service informatique. Dès l’approbation et validation du responsable du formulaire M. Vorlet Olivier. Le formulaire sera déployé dans l’environnement de production : https://ged.hefr.ch/eifr/chimie/finances/Commandes/FormulaireCommandes

Prérequis

• Réseau fonctionnel.

Maintenance et support

La maintenance ainsi que le support sont à la charge du service informatique (SI). Un collaborateur du SI intervient volontiers sur demande et création de ticket.

Il est important de prendre en considération que si des modifications sont apportées sans en aviser le SI, le formulaire s’expose à des risques quant à son bon fonctionnement. Les mises à jour et autres interventions globales sur la plateforme SharePoint nous impose une analyse au préalable.

Service informatique : https://servicedesk.hefr.ch/