Mode d'emploi (FR)

Owned by Luzi Widmer
Last updated: Mar 29, 2023
6 min read

HEdS

Demandeur-se

Etapes ​


1.       Créer une nouvelle demande de participation

Remarque importante : Pour que la participation à un événement puisse être autorisée, la demande doit être effectuée au moins un mois avant le début de l'événement

  • Cliquer sur le bouton Nouvelle demande
  • Remplir le formulaire

    Remarque : il est possible de joindre un document à la demande. Attention, toute demande de participation à une conférence doit être accompagnée de l'acceptation du « paper » !
  • Valider l'envoi de la demande pour traitement en cochant Envoyer la demande

    Remarque : Si vous souhaitez modifier et envoyer la demande ultérieurement, cochez Enregistrer comme brouillon.
  • Cliquer sur Envoyer

2.       Demande en cours de traitement

  • Un e-mail vous informe que votre demande a été envoyée pour autorisation à la direction, avec préavis du responsable hiérarchique, et vous informe de chaque nouvelle étape du traitement de votre demande.
  • Vous pouvez également accéder à votre demande et à son statut actuel sous Demandes en cours.

3.       Fin de traitement de votre demande

  • Un e-mail vous informe de la validation ou du refus de votre demande par la direction.
  • Votre demande et la décision sont archivées sous Demandes traitées.

Remarque : vous pouvez copier vos demandes traitées pour créer une nouvelle

Important

  • Les frais engendrés par la participation à un événement sont uniquement remboursés si la demande a été effectuée via ce formulaire et si elle a été validée par le-la supérieur-e direct-e (et la direction si la participation implique un déplacement à l'étranger et/ou des frais supérieurs à CHF 1'000).

  • Veuillez consulter la directive​ qui liste les cas pour lesquels vous devez remplir la demande de participation.
  • Les demandes de participation sont en principe traitées hebdomadairement. Vous êtes tenu-e de suivre le traitement de votre demande et, si besoin, faire le nécessaire afin que le processus de validation suive son cours. Selon l'état actuel du traitement de votre demande, veuillez contacter votre supérieur-e direct-e ou la direction.

Pour les questions techniques, veuillez-vous adresser au HelpDesk du service informatique : servicedesk@hefr.ch

HEIA

Demandeur-se

​Etapes 


​1.     Créer une nouvelle demande de participation

  • Cliquer sur le bouton « « Nouvelle demande » ;
  • Remplir le formulaire. Vous pouvez télécharger une pièce jointe si nécessaire ;
  • Valider l'envoi de la demande pour traitement en cochant la case « Envoyer la demande ». Si vous souhaitez pouvoir modifier et envoyer la demande ultérieurement, cochez la case « Enregistrer comme brouillon » ;
  • Enregistrer la demande.  

2.     Demande en cours de traitement

  • Vous êtes informé-e par courriel que votre demande a été envoyée pour traitement à votre supérieur-e et de chaque nouvelle étape de traitement de votre demande ;
  • Sous « Demandes en cours », vous avez accès à votre demande ainsi qu'au statut actuel de son traitement. 

3.     Fin du traitement de votre demande

  • Une fois le traitement terminé, vous êtes informé-e par courriel de la validation ou du refus de votre demande par votre supérieur-e (et la direction si nécessaire) ;
  • Votre demande et la décision sont archivées sous « Demandes traitées » . Vous pouvez copier vos demandes traitées pour créer une nouvelle demande.

Important:

  • ​​​En fonction de la source de financement, du montant des frais de participation et du lieu de l'évènement, la participation à un évènement est autorisée et vos frais seront remboursés seulement si votre supérieur hiérarchique et la direction ont validé votre demande au préalable.
  • ​​Une demande doit être soumise pour tout évènement auquel les membres du personnel souhaitent participer. Si la participation implique un déplacement à l’étranger et/ou des frais au-delà de CHF 1’000.-, une autorisation du directeur général est nécessaire. L’outil envoie automatiquement cette demande après validation du supérieur. Si une personne souhaite participer à une formation continue impliquant des coûts relativement élevés, une convention entre la haute école et la personne concernée est à établir par le service du personnel, en plus de la demande de participation. 
  • ​Les demandes de participation sont en principe traitées hebdomadairement. Vous êtes tenu-e de suivre le traitement de votre demande et, si besoin, faire le nécessaire pour que le processus de validation continue. Selon l'état actuel du traitement de votre demande, veuillez contacter votre supérieur-e ou la direction.
  • Pour les questions techniques, veuillez-vous adresser au HelpDesk du service informatique: servicedesk@hefr.ch

Responsable​

Etapes 

1.     Traiter une demande

  • Vous êtes informé par mail de toute nouvelle demande et pouvez directement accéder à la page de traitement de la demande en suivant le lien indiqué dans le mail.
  • Les demandes à traiter sont également accessibles via la page d'accueil de l'outil, en cliquant sur le bouton « Traiter demandes ».


2.     Fin de traitement d'une demande

  • La vue derrière le bouton « Historique pour supérieur-e » regroupe toutes les anciennes demandes de vos collaborateurs que vous avez déjà traitées.
  • La vue derrière le bouton « Demandes traitées » répertorie uniquement vos propres demandes, mais pas les demandes de vos collaborateurs, afin d'éviter la confusion.
  • Si vous souhaitez obtenir plus d'information concernant les demandes de vos collaborateurs, vous pouvez vous adresser au service financier ou au service RH qui ont accès aux statistiques (donc l'ensemble des demandes en cours et traitées).

Important:

  • Pour autoriser une demande, le-la responsable vérifiera la source de financement et le bien-fondé de la participation à l’évènement. Celle-ci doit contribuer à l’acquisition de compétences pertinentes pour le-la collaborateur-trice et son développement professionnel. Si une personne souhaite participer à une formation continue impliquant des coûts relativement élevés, une convention entre la haute école et la personne concernée est à établir par le service du personnel, en plus de la demande de participation.
    ​
  • Les demandes de participation sont en principe à traiter au moins hebdomadairement. Veuillez traiter les demandes le plus rapidement possible pour éviter des retards inutiles dans le processus de validation.

Pour les questions techniques, veuillez-vous adresser au HelpDesk du service informatique: servicedesk@hefr.ch

HEG

Demandeur-se

​Etapes 


​1.     Créer une nouvelle demande de participation

Remarque importante : Pour que la participation à un événement puisse être autorisée, la demande doit être effectuée au moins un mois avant le début de l'événement

  • Cliquer sur le bouton Nouvelle demande
  • Remplir le formulaire 


​Remarque : il est possible de joindre un document à la demande. Attention, toute demande de participation à une conférence doit être accompagnée de l'acceptation du « paper » !

  • Valider l'envoi de la demande pour traitement en cochant Envoyer la demande

    Remarque : Si vous souhaitez modifier et envoyer la demande ultérieurement, cochez Enregistrer comme brouillon.
  • Cliquer sur Envoyer

1.       Demande en cours de traitement

  • Un e-mail vous informe que votre demande a été envoyée pour autorisation à votre supérieur-e direct-e (et la direction si la participation implique un déplacement à l'étranger et/ou des frais supérieurs à CHF 1'000) et vous informe de chaque nouvelle étape du traitement de votre demande.
  • Vous pouvez également accéder à votre demande et à son statut actuel sous Demandes en cours.

2.       Fin de traitement de votre demande

  • Un e-mail vous informe de la validation ou du refus de votre demande par votre supérieur-e direct-e (et la direction si la participation implique un déplacement à l'étranger et/ou des frais supérieurs à CHF 1'000).
  • Votre demande et la décision sont archivées sous Demandes traitées.

Remarque : vous pouvez copier vos demandes traitées pour créer une nouvelle

Important

  • Les frais engendrés par la participation à un événement sont uniquement remboursés si la demande a été effectuée via ce formulaire et si elle a été validée par le-la supérieur-e direct-e (et la direction si la participation implique un déplacement à l'étranger et/ou des frais supérieurs à CHF 1'000). ​
  • Veuillez consulter la directive​ qui liste les cas pour lesquels vous devez remplir la demande de participation.

  • Les demandes de participation sont en principe traitées hebdomadairement. Vous êtes tenu-e de suivre le traitement de votre demande et, si besoin, faire le nécessaire afin que le processus de validation suive son cours. Selon l'état actuel du traitement de votre demande, veuillez contacter votre supérieur-e direct-e ou la direction.

Pour les questions techniques, veuillez-vous adresser au HelpDesk du service informatique : servicedesk@hefr.ch

HETS

Demandeur-se

​Etapes 

1.       Créer une nouvelle demande de participation

Remarque importante : Pour que la participation à un événement puisse être autorisée, la demande doit être effectuée au moins un mois avant le début de l'événement

  • Cliquer sur le bouton Nouvelle demande
  • Remplir le formulaire

    Remarque : il est possible de joindre un document à la demande. Attention, toute demande de participation à une conférence doit être accompagnée de l'acceptation du « paper » !
  • Valider l'envoi de la demande pour traitement en cochant Envoyer la demande

    Remarque : Si vous souhaitez modifier et envoyer la demande ultérieurement, cochez Enregistrer comme brouillon.
  • Cliquer sur Envoyer

2.       Demande en cours de traitement

  • Un e-mail vous informe que votre demande a été envoyée pour autorisation à votre supérieur-e direct-e (et la direction si la participation implique un déplacement à l'étranger et/ou des frais supérieurs à CHF 1'000) et vous informe de chaque nouvelle étape du traitement de votre demande.
  • Vous pouvez également accéder à votre demande et à son statut actuel sous Demandes en cours.

3.       Fin de traitement de votre demande

  • Un e-mail vous informe de la validation ou du refus de votre demande par votre supérieur-e direct-e (et la direction si la participation implique un déplacement à l'étranger et/ou des frais supérieurs à CHF 1'000).
  • Votre demande et la décision sont archivées sous Demandes traitées.

Remarque : vous pouvez copier vos demandes traitées pour créer une nouvelle

Important

  • Les frais engendrés par la participation à un événement sont uniquement remboursés si la demande a été effectuée via ce formulaire et si elle a été validée par le-la supérieur-e direct-e (et la direction si la participation implique un déplacement à l'étranger et/ou des frais supérieurs à CHF 1'000).


  • Veuillez consulter la directive ​qui liste les cas pour lesquels vous devez remplir la demande de participation.
  • Les demandes de participation sont en principe traitées hebdomadairement. Vous êtes tenu-e de suivre le traitement de votre demande et, si besoin, faire le nécessaire afin que le processus de validation suive son cours. Selon l'état actuel du traitement de votre demande, veuillez contacter votre supérieur-e direct-e ou la direction.

Pour les questions techniques, veuillez-vous adresser au HelpDesk du service informatique : servicedesk@hefr.ch