Gebrauchsanweisung (DE)

Owned by Luzi Widmer
Last updated: Jul 10, 2024
5 min read

HfG

Antragsteller-in​

Schritte

1.       Einen neuen Antrag auf Teilnahme erstellen

Wichtiger Hinweis: Damit die Teilnahme an einer Veranstaltung genehmigt werden kann, muss der Antrag mindestens einen Monat vor Beginn der Veranstaltung gestellt werden.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Antrag
  • Füllen Sie das Formular aus

    Hinweis: Es ist möglich, ein Dokument an die Anfrage anzuhängen. Bitte beachten Sie, dass jeder Antrag auf Teilnahme an einer Konferenz von der Annahme des "Papers" begleitet sein muss!
  • Bestätigen Sie das Senden des Antrags zur Bearbeitung, indem Sie Antrag senden ankreuzen.

    Hinweis: Wenn Sie die Anfrage bearbeiten und später versenden möchten, kreuzen Sie als Entwurf speichern an.
  • Klicken Sie auf Senden

2.       Anfrage in Bearbeitung

  • Eine E-Mail informiert Sie darüber, dass Ihre Anfrage zur Genehmigung an die Direktion gesendet wurde, und informiert Sie über jeden neuen Schritt in der Bearbeitung Ihrer Anfrage.
  • Unter Laufende Anträge können Sie auch auf Ihre Anfrage und deren aktuellen Status zugreifen.

3.       Ende der Bearbeitung Ihrer Anfrage

  • Eine E-Mail informiert Sie über die Bestätigung oder Ablehnung Ihrer Anfrage durch die Direktion.
  • Ihr Antrag und die Entscheidung werden unter Bearbeitete Anträge archiviert.

Hinweis: Sie können Ihre bearbeiteten Anträge kopieren, um einen neuen zu erstellen.

Wichtig

  • Die Kosten für die Teilnahme an einer Veranstaltung werden nur dann erstattet, wenn der Antrag über dieses Formular gestellt und vom direkten Vorgesetzten (und die Direktion, wenn es sich um eine Auslandsreise und/oder Kosten über CHF 1'000 handelt) bestätigt wurde.
  • Bitte beachten Sie die Richtlinie,​ die die Fälle auflistet, für die Sie das Antragsformular ausfüllen müssen.
  • Die Teilnahmeanträge werden in der Regel wöchentlich bearbeitet. Sie sind verpflichtet, die Bearbeitung Ihrer Anfrage zu überwachen und gegebenenfalls die notwendigen Schritte zu unternehmen, um sicherzustellen, dass der Validierungsprozess fortgesetzt wird. Nach dem derzeitigen Stand Ihrer Anfrage wenden Sie sich bitte an Ihren direkten Vorgesetzten oder die Direktion.
  • Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an den HelpDesk des Informatikdiensts : servicedesk@hefr.ch 

HEIA

Antragsteller-in

Schritt für Schritt

1.    Erstellen eines neuen Antrags auf Teilnahme

  • Klicken Sie auf den Button «Neuer Antrag»;
  • Füllen Sie das Formular aus. Falls nötig können Sie ein Dokument anhängen;
  • Bestätigen Sie das Versenden des Antrags zur Bearbeitung, indem Sie die Option «Antrag senden» auswählen. Wenn Sie Ihren Antrag später bearbeiten und abschicken möchten, wählen Sie die Option «Als Entwurf speichern»;
  • Speichern Sie den Antrag.

2.    Antrag in Bearbeitung

  • Sie werden über die Weiterleitung Ihres Antrags zur Bearbeitung an Ihre-n Vorgesetze-n und über jeden neuen Bearbeitungsstatus Ihres Antrags per E-Mail informiert;
  • Unter «Laufende Anträge» können Sie Ihren Antrag und den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen.
     

3.    Bearbeitung abgeschlossen

  • Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, werden Sie per Mail über die Genehmigung oder Ablehnung Ihres Antrags durch Ihre-n Vorgesetzte-n (und falls nötig die Direktion) informiert;
  • Ihr Antrag und die Entscheidung bleiben unter «bearbeitete Anträge» gespeichert. Sie können bearbeitete Anträge kopieren, um einen neuen Antrag zu erstellen.

Wichtig:

  • Abhängig von der Finanzierungsquelle, den Teilnahmekosten und dem Ort der Veranstaltung ist die Teilnahme an einer Veranstaltung nur dann genehmigt und werden Ihre Ausgaben erstattet, wenn Ihr Antrag vorab durch Ihre-n Vorgesetze-n und die Direktion bestätigt wurde.
  • Die Mitarbeitende müssen einen Eintrag auf Teilnahme für jede Veranstaltung ausfüllen. Impliziert die Teilnahme eine Reise ins Ausland und/oder Kosten über CHF 1000.-, ist ausserdem die Genehmigung des Generaldirektors notwendig. Bei relativ hohen Kosten für Fortbildungen ist zusätzlich zum Antrag auf Teilnahme eine Konvention zwischen der Hochschule und der teilnehmenden Person zu vereinbaren, die vom Personaldienst ausgearbeitet wird.
  • Die Anträge auf Teilnahme werden in der Regel einmal pro Woche bearbeitet. Sie sind gehalten, die Bearbeitung Ihres Antrags zu verfolgen und gegebenenfalls die notwendigen Schritte zu unternehmen, damit der Bestätigungsprozess weitergeht. Je nach Bearbeitungsstand kontaktieren Sie bitte Ihre-n Vorgesetzte-n oder die Direktion.
  • Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an den HelpDesk des Informatikdienstes: servicedesk@hefr.ch

Vorgesetzte-r

Schritt für Schritt

1.      Antrag bearbeiten

  • Sie werden per Mail über jeden neuen Antrag informiert und können über den in der Mail angegeben Link direkt auf die Seite für die Antragsbearbeitung zugreifen.
  • Die zu bearbeitenden Anträge sind auch über die Startseite des Tools zugänglich, indem Sie auf «Anträge bearbeiten» klicken.

2.     Bearbeitung abgeschlossen

  • Die Ansicht « Historie für Vorgesetzte-n » listet alle Anträge Ihrer Mitarbeitenden auf, die Sie bereits bearbeitet haben.
  • Die Ansicht « Bearbeitete Anträge » listet ausschliesslich Ihre eigenen Anträge auf, nicht aber die Anträge Ihrer Mitarbeitenden, um Verwechslungen zu vermeiden.
  • Wenn Sie weitere Auskünfte zu den Anträgen Ihrer Mitarbeitenden benötigen, können Sie sich an den Finanzdienst oder den Personaldienst wenden, die Zugang zur Statistik (d.h. zu allen laufenden und bearbeiteten Anträgen) haben.

Wichtig:

  • Um einen Antrag zu genehmigen, überprüft der-die Verantwortliche die Finanzierungsquelle und die Angemessenheit der Teilnahme an der Veranstaltung. Diese muss zum Erwerb von relevanten Fähigkeiten des-der Mitarbeiters-in führen und seiner-ihrer beruflichen Entwicklung beitragen. Bei relativ hohen Kosten für Fortbildungen ist zusätzlich zum Antrag auf Teilnahme eine Konvention zwischen der Hochschule und der teilnehmenden Person zu vereinbaren, die vom Personaldienst ausgearbeitet wird.
  • Die Anträge auf Teilnahme werden in der Regel mindestens einmal pro Woche bearbeitet. Bitte bearbeiten Sie Anträge so zügig wie möglich, um den Bestätigungsprozess nicht unnötig aufzuhalten.

Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an den HelpDesk des Informatikdienstes: servicedesk@hefr.ch

HSW

Antragsteller-in​

Schritte

1.       Einen neuen Antrag auf Teilnahme erstellen

Wichtiger Hinweis: Damit die Teilnahme an einer Veranstaltung genehmigt werden kann, muss der Antrag mindestens einen Monat vor Beginn der Veranstaltung gestellt werden.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Antrag
  • ​Füllen Sie das Formular aus


Hinweis: Es ist möglich, ein Dokument an die Anfrage anzuhängen. Bitte beachten Sie, dass jeder Antrag auf Teilnahme an einer Konferenz von der Annahme des "Papers" begleitet sein muss!

  • Bestätigen Sie das Senden des Antrags zur Bearbeitung, indem Sie Antrag senden ankreuzen.

    Hinweis: Wenn Sie die Anfrage bearbeiten und später versenden möchten, kreuzen Sie als Entwurf speichern an.
  • Klicken Sie auf Senden

2.       Anfrage in Bearbeitung

  • Eine E-Mail informiert Sie darüber, dass Ihre Anfrage zur Genehmigung an Ihren direkten Vorgesetzten (und die Direktion, wenn es sich bei der Teilnahme um Auslandsreisen und/oder Kosten über CHF 1'000 handelt) gesendet wurde, und informiert Sie über jeden neuen Schritt in der Bearbeitung Ihrer Anfrage.
  • Unter Laufende Anträge können Sie auch auf Ihre Anfrage und deren aktuellen Status zugreifen.

3.       Ende der Bearbeitung Ihrer Anfrage

  • Eine E-Mail informiert Sie über die Bestätigung oder Ablehnung Ihrer Anfrage durch Ihren direkten Vorgesetzten (und die Direktion, wenn es sich bei der Teilnahme um Auslandsreisen und/oder Kosten über CHF 1'000 handelt).
  • Ihr Antrag und die Entscheidung werden unter Bearbeitete Anträge archiviert.

Hinweis: Sie können Ihre bearbeiteten Anträge kopieren, um einen neuen zu erstellen.

Wichtig

  • Die Kosten für die Teilnahme an einer Veranstaltung werden nur dann erstattet, wenn der Antrag über dieses Formular gestellt und vom direkten Vorgesetzten (und die Direktion, wenn es sich um eine Auslandsreise und/oder Kosten über CHF 1'000 handelt) bestätigt wurde.
  • Bitte beachten Sie die Richtlinie​, die die Fälle auflistet, für die Sie das Antragsformular ausfüllen müssen.
  • Die Teilnahmeanträge werden in der Regel wöchentlich bearbeitet. Sie sind verpflichtet, die Bearbeitung Ihrer Anfrage zu überwachen und gegebenenfalls die notwendigen Schritte zu unternehmen, um sicherzustellen, dass der Validierungsprozess fortgesetzt wird. Nach dem derzeitigen Stand Ihrer Anfrage wenden Sie sich bitte an Ihren direkten Vorgesetzten oder die Direktion.
  • Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an den HelpDesk des Informatikdiensts : servicedesk@hefr.ch